PDCA 是什麼？一張圖建立 PDCA 管理計畫

作者／岡村拓朗時報出版 2017-09-19 圖片來源：編輯部

PDCA 指的是 Plan（計畫）→ Do（執行）→ Check（檢核）→ Action（改善行動）。是許多一流企業與優秀工作者經常使用的管理循環原則。文中提供一張圖，幫你快速建立 PDCA 專案管理計畫。

專案計劃PDCA筆記

為每個專案計畫製作個別的筆記

專案計畫的PDCA筆記是針對單一計畫運用PDCA的筆記。

說是專案計畫，也不見得就是大規模，需要聚集複數成員一起進行的計畫，請把它想成個人或團隊為了達成目標而需要處理的課題。

可以是一個新產品的宣傳企劃，或是為了讓該項新產品被客戶A公司採用所進行提案計畫，又或是上司訓練部下的教練指導等。如果這項工作有某種明確的目的，有想實現的目標，但不是能馬上解決，也不能一次就處理完成，需要經過多道程序，就可以把它視為一項專案計畫。

那麼，我就來介紹製作專案計畫PDCA筆記的方法。

1.  參照下頁圖表做出框架

2.填入標題

3.填入終點或目的

4.寫下關於這項專案的三個重點

5.依任務分割P框架

首先，就依上方圖表中的形式在筆記上畫線。

接著，標題部分清楚地填入計畫名稱，下方的欄位就是該計畫的終點或目的。

然後再列舉進行這項計畫的三個重點，寫在右上方，內容像是這個計畫為何重要，什麼是不可或缺的……。

「P 計畫框架」也可以用來表示程序。

圖中的「P計畫框架」與每日PDCA筆記有著明顯的差異。

為什麼會不一樣呢？

那是因為PDCA的P本來指的是「Plan」，但在這個專案計畫的PDCA中，還有「Process」的意思。

每種工作都有基本的業務流程等程序，以及在當中需要執行的各項任務，也就是必須把「程序X任務」組合起來一起思考。

因此，就算計畫正在進行，「我做了那個嗎？」「我忘記那個了！」當有這類情況發生時，別盲目地進行眼前的任務或是鑽牛角尖，只要準備好程序與任務的框架，就能輕鬆組織整個程序中所需要進行的任務。

接著，只要照著這些程序來進行任務就好。

「要以怎樣的程序來進行呢？」也可以以此切入，再細分成多組程序。

同時也要弄清楚在每個程序中所進行的任務。

填上預估的日程與時間，在各項任務的前面加上「□」，就能在執行時當成檢查表使用。

之後轉動PDCA的方式就和每日的PDCA筆記一樣。

在「D執行．實績」的框架中，寫下結果與實績，若進度落後或有其他的問題，也一併寫下來。

在「C檢核．覺察」的框架中，寫下從自己角度所獲得的覺察，進行不順利的原因，要是這麼做就好了等事項。

在「A改善行動」中，寫下為解決課題所採取的行動，需要改變什麼，需要停止什麼，需要開始什麼等。整理出可以改善下次計畫或程序的具體行動。

關於專案計畫PDCA筆記的管理方法，我想再稍加說明。

我經常會採取的一個做法，是以計畫為單位，將相關資料以及該計畫的PDCA筆記放入透明文件夾中，並隨時更新。

我也曾使用過Excel 的進度表以及專門的甘特圖APP等各種方式；但老實說，雖然做出來的東西看起來很漂亮，可是製作上很花時間，非常麻煩。若是作為個人工作的計畫，且不需要上線與團隊共享，我認為根本不用多花這些時間。

寫在紙上最大的好處，在於能一眼就看到並了解整體的進度。尤其是因為我們會不斷回顧專案計畫的PDCA，因此寫在筆記本上其實非常合理。

計畫結束後，相關資料都可以掃描整理然後丟棄，只要留下這本PDCA筆記並作為過去的案例歸檔，在開始填寫新的計畫PDCA筆記時，就能當作範本直接使用。

因為當中也留有從前次覺察中所產生的改善方案，所以在轉動PDCA時，一定能比之前更容易獲得成果。

出處:快樂工作人Cheers雜誌