2022-03-07 00:02 聯合報 / 文／劉冠吟

關鍵十秒鐘就決定對方的態度

有一個同事每次跟我報告事情，都讓我瞬間陷入五里霧，要從她的談話脈絡裡前後拼湊蛛絲馬跡，反覆問她上次的結論，才能繼續往下談。日積月累，只要她一開口我就感到不耐，我知道自己又要抽絲剝繭一番才能讓談話成立，這個不耐導致我們的關係惡性循環，她愈來愈害怕跟我報告，我則刻板印象地覺得她很不靈光。

跟主管問問題和報告事情都是一門藝術，理想的提問與簡報，要在十分鐘之內把事情解決，能不能順暢地進行，前十秒的開場白底定了局勢。「我可以問你一個問題嗎？」是最廢的開場，你都開口，都已經打斷對方，難道對方要說「不可以」嗎？就如同打電話過去，問對方：「你現在方便講話嗎？」對方都已經把電話接起來了，這種問法，是對方可以掛你電話的意思嗎？

有些人覺得先問「可不可以」是彰顯禮貌，表現禮貌其實有更好的作法，譬如說：「劉總好，我想跟您討論開店選址跟租金的問題。」一樣是打了招呼，同時帶到重點，聰明的主管在你開場白這一句就可以知道急迫性跟重要性，如果他手上有更急的事要決策，或許請你等等，這才是真的有給對方一個拒絕的空間。如果他一聽就知道此事迫在眉睫，他會馬上思索起這件事的前情提要。總之，開場白必須兼具「抱歉打擾你了」以及「我要表達的事情是什麼」這兩個關鍵，缺一不可。

問的問題代表你是怎樣的人

開場白成功了以後，接下來就是如何帶出報告事情的重點。通常來找主管簡報，都是有需要上司定奪的部分。決勝十秒鐘的內容你會怎麼問？先加註警語：「你問的問題就代表你這個人。」沒有做過功課就來問問題，沒有整理好敘述脈絡就來問問題，都是主動幫自己「爭取扣分」。

一個精準的問問題程序，包括：前情提要＋（中間的變數＋風險評估）＋建議該做的選擇，前後順序不宜更動。舉例來說：「老闆，上次最理想在南京東路的店點，房東突然打來說要漲租10%，且後來發現他們外面招牌不能外推。因為本來房租就已稍微超過預算，再漲租恐怕業績利潤目標難以達成，尤其是招牌不能外推，來客吸引力有限，目前的建議是再找其他的點位或是採用第二順位的地點。」

這一百二十字的陳述裡面，包括了上述的四個程序，前情提要以提醒對話者現階段進度，若要提及變數，那風險評估就是緊接著的論述。這一整串都是需要事先準備才能達成的完美報告，中間牽涉到的數字有：房東漲租的趴數有砍價過嗎？（至少要先做過嘗試再來回報。）若不肯降價，我方的風險是什麼？離利潤目標會有多遠？我方必須多做什麼事情才能補強？補強工作會衍生多少人力或行銷成本？招牌能外推的極限到哪？招牌不明顯的補強方式是什麼？又會衍生多少成本？綜合以上所有的細部功夫，才能得出結論跟建議。

工作上一遇到問題就馬上拋出來，那叫拋一個燙手山芋，不叫拋出問題，有所準備、思考消化過的才是問題。主管的存在，不是給你當搜尋引擎那樣隨問隨答，空手而來只顯示出自己的懶惰，不想負責以及未經思索。日子久了，不管是同事還是主管，都會覺得你是一個不經大腦的人，凡事只要伸手，凡事只要出一張嘴。這樣的態度不僅消耗別人，也浪費自己在職場上的時間。